Introducción

Hola nosotros somos estudiantes de la preparatoria Lic. Jesús Reyes Heroles, realizamos este blog con el propósito de dar a conocer los conceptos y aplicaciones que conforma los documentos electrónicos. Esperamos que esta información sea útil para tu trabajo en informática.

Nuestro equipo está conformado por:

       - Alondra Montserrat Salmerón Martínez      
       - Janeth Guadalupe Rojas Calzada 

Empecemos a cultivar la mente

Recomendaciones Para Crear Un Documento Electrónico

Si no se tiene a disposición los archivos originales para escanear, existen otros pasos que pueden realizarse para reducir de buena manera el tamaño de un documento en Microsoft Word

•  Utilizar un programa de edición gráfica como MS Paint, GiMP o Photoshop para convertir la imagen a formato JPG. Una vez convertidas a este formato, pueden insertarse de forma tradicional al documento mediante la opción del menú de “Insertar Imagen”.
•  Cuando un documento va a guardarse por primera vez, existe una opción para comprimir las imágenes presentes en el documento. Junto al botón de “Guardar” o “Save”, existe un combo o seleccionador que dice “Tools” o “Herramientas”. Esta característica despliega varias funciones, y entre ellas una indica “Comprimir Imágenes” o “Compress Pictures”. 
• Al acceder esta opción, se muestra una serie de selecciones que permiten reducir la resolución de todas las imágenes del documento.
•  Es recomendable no utilizar la opción genérica de “Pegar”. Si la imagen es pesada, utilice el proceso de “Pegado Especial”. Si está agregando una imagen existente, selecciónela, luego use la opción de “Cortar”, luego “Pegado Especial” y seleccione como formato la opción de JPEG. Verifique que la imagen es legible y guarde el documento.
• Al revisar el documento, se debe verificar que:
•  La calidad de cada imagen almacenada sea la adecuada.
•  El tamaño del documento guardado no supere el máximo que se ha definido en la ventanilla.

No se recomienda abusar en la inclusión de imágenes si no son necesarias.

Software Que Permite Aplicaciones Automatizadas En Documentos Electrónicos

Elaboración de documentos electrónicos, utilizando software de aplicación 

Contenido:

•  Configurar el modo de operación de la ventana del procesador de texto.
• Editar una sección de texto.
•  Manipular imágenes, líneas, autoformas y wordart.
•  Manipular las opciones de revisión, almacenamiento e impresión de
• documentos electrónicos.
• Configurar las características del documento electrónico.
•  Aplicar operaciones automatizadas en la elaboración de documentos
• electrónicos.
• Adaptar las características de los elementos de una hoja de cálculo. Realizar operaciones de cálculo dentro de una hoja electrónica.
• Obtener información de los datos contenidos en una hoja de cálculo.
• Representar gráfi camente los datos de una hoja de cálculo.
• Adaptar las características de los elementos de un presentador electrónico.

En el contexto de la evaluación por competencias es necesario recuperar las evidencias de desempeño con diversos instrumentos de evaluación, como la guía de observación, bitácoras y registros anecdóticos, entre otros.

Las evidencias por producto, con carpetas de trabajos producidos, reportes, bitácoras y listas de cotejo, entre otros. Y las evidencias de conocimientos, con cuestionarios, resúmenes, mapas mentales y cuadros sinópticos, entre otros.

Medidas De Conservación De Un Documento Electrónico

Medidas de conservación de un Documento Electrónico

Para tener una mayor conservación de los documentos electrónicos se tendrá que hacer:

•   Para tener un nivel de seguridad adecuando es indispensable no realizar modificaciones.
• Lo indispensable es realizar copias de seguridad periódicas del mismo documento.
•  Debe gestionarse como un documento vital para la organización y de acuerdo con los métodos de gestión documental de ésta.
•  Debe almacenarse en soporte externo no re-escribible.
•   Su conservación también se basa en bases de datos o en dispositivos de almacenamiento ya que se ven afectados por el polvo o por el calor y para que asi puedas manipularlos de una manera más sencilla.
•  Subirlo o mantenerlos guardados en internet.

Macros En Documentos Electronicos

MACRO.

El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clics del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. 

Por esta razón, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus en el equipo.

PASOS PARA CREAR UN MACRO.

MOSTRAR LA FICHA PROGRAMADOR.

• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
• Haga clic en Más frecuentes.
• Bajo Opciones principales para trabajar con Word, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

UTILIZAR LA GRABADORA DE MACROS.

•  En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Grabar macro.
•  En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente.

 NOTA   Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarán a las de la macro integrada. Para ver una lista de las macros integradas, en la ficha Programador, dentro del grupo Código, haga clic en Macros. En la lista Macros en, haga clic en Comandos de Word.

• En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la plantilla o en el documento en que desea guardar la macro.
• En el cuadro Descripción, escriba un texto descriptivo de la macro.
• Siga uno de estos procedimientos:
•   Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido o a una tecla de método abreviado, haga clic 
• en Aceptar.

Usos De Los Documentos Electrónicos

Usos de los Documentos Electrónicos:

Es común utilizar los documentos electrónicos en:

•           Empresas
•           Instituciones educativas.
•           Institutos de salud
•           Bibliotecas

Entre otros sitios de lugares de trabajos pero el mayor uso de estos documentos es en los diversos campos de la informática.

Esto ayuda a que transforman sus recursos impresos a recursos grabados. De esta forma se protegen de pérdidas, se comparten con la mayoría de las personas y por supuesto son más cómodas, más que nada se han convertido en una necesidad.

•           El uso principal de estos documentos electrónicos son que se ordenan fácilmente
•           Se utilizan y navegan por internet
•           Guardan documentación Extensa
•           Por supuesto, se pueden obtener copias de seguridad.

Historia De Los Documentos Electrónicos

La historia empezó:

Por instinto el hombre ha tenido que recurrir a la necesidad de plasmar todas sus actividades para lo cual ha utilizado toda clase de materiales como la piedra, el papel, el bolígrafo, el papiro etc. 
Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa difícil situación. Sobre este problema nace la idea de implementar lo que es la informática y el manejo de un equipo de cómputo que llegó a esta era de la tecnología donde se han creado demasiados soportes para almacenar los datos o las necesidades del hombre y que estén menos propensos a errores.

Ventajas Y Desventajas De Los Documentos Electrónicos

Ventajas y Desventajas:

Como todo, los documentos electrónicos tienen sus ventajas y desventajas como a continuación se muestran:

Ventajas	Desventajas
Los documentos electrónicos cuidan y ahorran espacios, son fáciles de modificar al igual que fácil acceso, se reproducen y se distribuyen.	Se depuran los archivos frecuentemente
La información se puede resguardar en otros documentos.	Pueden ser copiados si es que no se aplican los niveles de seguridad necesarios.
Se controla el acceso bajo niveles de seguridad.	Incompatibilidad de programas
Se incrementa la productividad de la empresa.	En algunas ocasiones se pierde la información por manipulación.
Almacenan todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).	Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en la modificación de los mismos.
Se pueden corregir faltas de ortografía.	No se tiene control de fiabilidad ni autenticidad.
No se pierden o se daña el documento.

Como se muestra en la tabla es mayor el número  de ventajas así que es mucho más sencillo utilizar un documento electrónico ante cualquier circunstancia, además de que el usuario puede crearlo, modificar etc.

Características Del Documento Electrónico

Características del documento electrónico:

Autenticidad: Esto afirma que una sola persona crea y envía en el momento oportuno. Para garantizas la autenticidad de los documentos se debe de documentar y realizar políticas para las trasmisiones mantenimiento, disposiciones y control de creaciones del mismo, esto asegura que los creadores están autorizados y que los documentos estén protegidos en cualquier circunstancia.

Integridad: Hace referencia al carácter completo del documento electrónico, Es necesario que un documento este protegido, no ostente cualquier modificación que se realiza debe quedar constancia para su seguimiento.

Fiabilidad: Esto reflejo lo que el documento quiso decir, es una representación física de lo que testimonio y prioridad, se puede recurrir a él para demostrarlo.

Disponibilidad: En un documento electrónico se puede acceder cuando se puede localizas, intrepetrar, leer. Tiene que se lo suficiente claro y que tenga información compresible de las operaciones creadas  y usadas

Componentes De Un Documento Electronico

Componentes

Los componentes del documento electrónicos pueden residir en diferentes partes de soporte e incluso del sistema. Las principales son:

• Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, fotografía, etc.)
• Esta expresado en un lenguaje convencional
• Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta disco, USB).
• Está destinado a un tiempo marcado.
• modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica, informática.
• pueden ser atribuidos a una persona determinada en calidad de autor mediante una firma digital, clave o llave electrónica.

Una cuestión importante es tener presente que eventualmente será necesario imprimir o traspasar a soporte en papel los documentos digitales o electrónicos. La estructura a aplicar para el intercambio de documentos electrónicos será de forma general, que incluirá los tres componentes del documento electrónico identificados, esto es, Fichero de contenido, Bloque de meta-datos y Firma/s.

Tipos De Formato En Documentos Electrónicos

Los formatos son flexibles y ampliamente se utilizan para el almacenamiento, publicación y intercambio de cualquier información. Ofrece potabilidad de información a  través de distintas plataformas, esto quiere decir, que se permite a la independizarían de los datos y soportadas de diversas aplicaciones.

Multimedia

¿Qué es Multimedia?

Multimedia es un concepto utilizado desde los 90’s.

Su relación se encuentra con:

•          Informática
•          Telecomunicaciones
•          Edición de Documentos
•          Electrónica de consumo
•          Entretenimiento (tv, etc.)

Se llama multimedia a cualquier combinación de textos, sonidos, imágenes, audio, gráficos estáticos o en movimiento.

Multimedia y su relación con los documentos electrónicos:

La relación entre documentos electrónicos y la multimedia es a partir del nacimiento de las interfaces gráficas de usuario, la multimedia pudo desarrollarse y convertirse en el medio de comunicación entre personas y equipos, aumentando la variedad de información disponible.

En otro concepto:

La multimedia consiste en el uso de diversos tipos de medios para transmitir, administrar o presentar información. Estos medios pueden ser texto, gráficas, audio y video, entre otros. La multimedia permite enriquecer la experiencia del usuario o receptor, logrando una asimilación más fácil y rápida de la información presentada en un documento electrónico.

Tipos De Documentos Electrónicos

Tipos de Documentos Electrónicos

Existen diversos tipos de documentos electrónicos para cada tipo de circunstancias tales como los son los digitales, los digitales para imprimir y los multimediáticos.

Relación De Documentos Electrónicos Con La Publicidad

La publicidad es utilizada por empresas, organizaciones no lucrativas, instituciones del estado y personas individuales, para dar a conocer un determinado mensaje relacionado con sus productos, servicios, ideas u otros, a su grupo objetivo.

La relación que hay con los documentos electrónicos es que para poder realizar publicidad se basa en documentos electrónicos para realizar pancartas, carteles, espectaculares ya que también se encuentra involucrada la multimedia ya que se utiliza el sonido, imágenes, videos etc.

 Para llevar acabo las ideas de publicidad ya que en pocas son indispensables los documentos electrónicos para llevar acabo la publicidad.

Definicion De Documentos Electrónicos

¿Que es un Documento Electrónico?

Son documentos que se procesan electrónicamente una información elaborada.Es legible por un ordenador, que soporta cualquier tipo de información, las cuales pueden ser: 

• Textual
• Sonora
• Fotográfica
• Audiovisual
• Etc.

Documento Electrónico se clasifican en función de dos criterios:

Por su función: series derivadas de los diversos tipos de actividades y operaciones en cuanto al trabajo. Entre los ejemplos podemos encontrar

Series de expedientes

Procesos judiciales

Dosieres temáticos

Expedientes personales

Registros de correspondencia

Páginas web

Por su forma y formato: Más que nada aquí señala las extensiones de cada software y su funcionalidad para diversas actividades.

Documentos de procesadores de texto

Bases de datos

Documentos de hipertexto

Imágenes

Hojas de cálculo, correos electrónicos

Mensajes de voz y videos